KOH-I-NOOR HARDTMUTH Trade zajišťuje prodej v České republice pro svoji mateřskou společnost KOH-I-NOOR HARDTMUTH, jednoho z největších současných světových producentů a distributorů uměleckých, školních a kancelářských potřeb té nejvyšší kvality. Společnost je součástí skupiny KOH-I-NOOR holding. Společnost zaměstnává přes 200 lidí, má vybudovanou rozsáhlou distribuční síť, přičemž v ČR patří mezi tři největší velkoobchody s kancelářskými a školními potřebami. Disponuje 24 značkovými a 21 partnerskými prodejnami kancelářských potřeb.

V rámci nasazování tohoto systému i v průběhu jeho dalšího používání byl systém rozšířen o řadu uživatelských řešení, která odpovídala specifickým potřebám uživatele. Tím bylo v podstatě dosaženo řešení „na míru“, které zákazníkovi v maximální míře vyhovovalo. S rychle narůstajícím objemem dat (do systému se integrovaly i data prodejen) a s rostoucími požadavky na nové funkcionality systému amožnosti analýz datové základny, se však začalo narážet na technické limity použité technologie. Narůstaly časové nároky na zpracování a údržbu dat, systém neumožňoval pružně řešit nové požadavky na úpravy. Dalším problémem byla malá bezpečnost datové základny.

V té době, tj. začátkem roku 2007 začal zákazník uvažovat o přechodu na platformu MS Windows a technologii klient-server. Společnost KOH-I-NOOR HARDTMUTH Trade proto v roce 2007 vypsala výběrové řízení na dodávku nového podnikového informačního systému. Z tohoto výběrového řízení vzešlo vítězně řešení společnosti J.K.R. na platformě BYZNYS Win. Výhodou tohoto řešení byla jednak jednoduchákonverze datové základny, integrovaná přímo v informačním systému, hlavně však možnost navázat a rozvinout filosofii řízení procesů, která uživateli vyhovovala a nebyla tedy důvodem změny systému.

Výhodou nového systému bylo získání technologicky moderního řešení, které eliminovalo technické nedostatky předchozího, přičemž základní filosofie řízení procesů zůstala zachována a systém mohl být dále rozvíjen. Implementace systému BYZNYS Win probíhala v druhé polovině roku 2007 a rutinní provoz byl zahájen od počátku roku 2008. V rámci implementace nového systému byly do systému zabudovány uživatelské úpravy, které byly jednak vytvořeny na základě původních vyhovujících řešení, jednak se jednalo o nové požadavky, které souvisely se změnou některých procesů ve společnosti (například zrušení prodejny Cash and carry, orientace společnosti výhradně na kancelářské a školní potřeby) a větším tlakem na efektivitu jednotlivých činností a rychlost vyřízení objednávky. Hlavní oblastí, kde bylo řešení upraveno podle specifických požadavků zákazníka, byla oblast obchodu a logistiky zboží. Úpravy se týkaly zejména těchto procesů:

• import elektronických přijatých objednávek,
• automatická optimalizace objednávek,
• hromadné vyskladnění a vygenerování „zůstatkové objednávky“,
• export dat pro vlastní internetový obchod,
• vytvoření příkazu k vyskladnění a sledování skladníků,
• tisky regálových a sortimentních štítků s čárovými kódy,
• výstupy pro komunikaci s přepravními společnostmi – tisk balíkových štítků a export elektronických dávek v předepsaném formátu.
• V oblasti ekonomických procesů byly řešeny zejména požadavky na hromadné zpracování dat: – automatické přiřazení středisek a účtů do faktur,
• automatické účtování cenových rozdílů.

V oblasti manažerských výstupů byla vytvořena celá škála nástrojů pro statistiky, vyhodnocování a analýzy dat. Uživatelské nástroje pro grafické úpravy výstupních formulářů umožnily nadefinování velké řady variant vlastních tiskových výstupů V dalším období se ve společnosti KOH-I-NOOR HARDTMUTH Trade předpokládá přechod na platformu BYZNYS VR jak na centrále, tak na jednotlivých prodejních místech České republiky.

Hlavní přínosy řešení

• výrazné zlepšení v oblasti řízení obchodních procesů, kdy byly do systému zabudovány nástroje pro podporu automatických procesů a zkvalitnění a zpřehlednění a optimalizaci nákupu i prodeje.
• zefektivnění práce se skladem – rozšíření práce s použitím čárových kódů, optimalizace v oblasti logistiky a vytvoření nástrojů pro rychlejší expedici zboží.
• získání moderní platformy pro další rozvoj systému v souvislosti s měnícími se potřebami podniku a rostoucí datovou základnou,
• využití OLAP technologie pro analýzy datové základny.

Datová základna

• Finanční účetnictví – cca 80000 ročně
• Faktury vydané – cca 35000 ročně
• Faktury přijaté – cca 15000 ročně
• Skladové hospodářství – cca 150000 ročně