Hýčkejte si své IT i v krizi
Sotva odezněla první vlna takzvané hospodářské krize a podniky se začaly vzpamatovávat, už je na obzoru další, která by dle předpovědí odborníků měla vrcholit v příštím roce.
Aspekty související s hrozbou nové ekonomické recese a nejistota panující na současných finančních trzích obecně nutí podniky hledat cestu k efektivnějšímu hospodaření. S tím jim velkou měrou může pomoci větší využití moderních informačních technologií.
Pro každého něco
Informační systémy nacházejí uplatnění prakticky ve všech částech podniku. Vedení společnosti ocení nástroje Business Intelligence (BI), díky nimž lze vytvořit jakékoliv přehledy nutné ke každodennímu řízení. Může jít o informace o finančním dění ve společnosti, které pomohou monitorovat stav výsledků společnosti, cashflow, pohledávek či závazků. Může však jít i o nástroje, které řeší nejen aktuální stav, ale pomáhají predikovat i budoucí vývoj.
Obchodníci či pracovníci marketingu zase využijí CRM, které pomáhá řídit vztahy se zákazníky, hodnotit marketingové kampaně, zajišťovat řízení hromadných mailingů a mnoho dalšího.
Finanční manažeři pro svou práci potřebují takový ERP systém, který dokáže poskytnout v reálném čase strategický přehled o dění v organizaci a zvýšit efektivitu podnikových procesů a zároveň umožňuje sledování finančních výsledků společnosti. Obsahuje nástroje, s jejichž pomocí lze modelovat finanční procesy a sledovat odchylky, spravovat statistiky a vyhodnocovat jednotlivé kroky a rozhodnutí. „Podnikové informační systémy pomáhají jak v ekonomické, tak i v kvalitativní rovině. Snadný a rychlý přístup ke kvalitním informacím o procesech probíhajících v podniku umožňuje managementu dělat efektivní rozhodnutí. Dobré plánování zdrojů a kapacit a vyloučení, či alespoň předvídání, kritických míst, pak napomáhá zvýšit kvalitu procesů (např. dodržování termínů) a umožňuje optimalizovat náklady na potřebné zdroje a pozitivně tak ovlivnit ekonomiku podniku,“ komentuje Lukáš Holásek z IFS Czech, kterého doplňuje Pavel Veselý ze společnosti Oracle: „Vše musí prostě směřovat k vyšší kvalitě produkce, rychlejším reakcím na změny trhu, schopnosti tyto změny nejen ‚ustát‘, ale vydělat na nich.“
Lze kvantifikovat přínosy it?
Kvantifikovat přínos informačního systému pro firmu není snadné, ale jde to. Existují ukazatele, které zejména v rámci obchodu mohou přínos alespoň přibližně stanovit – příkladem může být třeba podíl nově získaných zákazníků oproti jedné koruně vložené do pořízení a provozování daného IS. Každý odborník z praxe však ví, že přínosy je nutné hodnotit velmi detailně a nejen pomocí jednoho „jednoduchého“ ukazatele.
Přínosy informačních systémů lze spatřit například v optimalizaci/šetření nákladů a zefektivnění procesů, ale také ve větší transparentnosti a menší chybovosti. Velmi často může být mezi danými ukazateli hodnocení i kvalitativní ukazatel spokojenosti uživatelů. „Velmi jednoduše lze například změřit čas strávený nad reportem z několika zdrojů, který je vytvořený určeným pracovníkem, oproti automatickému zpracování téhož reportu systémem. Lze dobře vyhodnotit přínos systému, který díky systematickému zpracování dat umožní lépe reagovat na poptávku a tím získávat více zakázek,“ uvádí konkrétně Martin Korejs ze společnosti J. K. R.
Vrátí se mi investice?
„Otázka návratnosti investice se často řeší už v průběhu výběrového řízení. Dodavatelé přicházejí s různými nástroji na co nejpřesnější odhad a výpočet ROI ukazatelů a v případě, že si troufnou dát potenciálnímu zákazníkovi garanci návratnosti investice, může to pro ně znamenat obrovskou konkurenční výhodu,“ vysvětluje Robert Ruisl ze společnosti Epicor Software Czech. Pro přesnější stanovení nákladnosti implementace a návratnosti investice je pak podle Tomáše Denemarka z Arbes Technologies určitě vhodné si na počátku stanovit cílový stav, a ten se snažit některými ukazateli popsat. Po období 6, 12 a 18 měsíců po nasazení je pak nutné tyto ukazatele vyhodnocovat.
Samotná investice do informačního systému by podle odborníků měla být zejména účelná a efektivní, nemusí být nutně v nejnižší výši.
Navíc je možné vyhledávat alternativu investice finanční povahy tak, aby podnik nemusel ihned na počátku výrazně zasahovat do svých kapitálových rezerv.
Je třeba si uvědomit, že nejde pouze o jednorázovou investici, ale o celkové náklady na vlastnictví (TCO), které se počítají na řadu let dopředu. Systém se musí organizaci a jejím měnícím se potřebám přizpůsobovat a růst nebo se měnit společně s ní. Proto je třeba počítat s průběžnými náklady na tyto změny.
Co přinese rok 2012?
Stejně jako každý rok, i v roce 2012 půjde ve všech oborech v prvé řadě o získání zákazníků nových a udržení těch stávajících. Podle Tomáše Denemarka budou proto trendy směřovat k posílení zákaznického přístupu v jednotlivých aplikacích informačních systémů. Zvýšenou poptávku lze očekávat také po systémech, které jsou již od výrobce kvalitně připraveny k provádění požadovaných operací, není nutno je upravovat, ale je možné rychle a efektivně zahájit jejich využívání.
Podniky budou také pokračovat ve své politice přísné kontroly nákladů a hledání řešení, která mohou tento proces podpořit. Proto bude podle Roberta Ruisla hodně společností čím dál více obracet svou pozornost na cloud.
Podobný vývoj v segmentu informačních technologií pak předpokládá také Martina Mošková z Asseco Solutions: „Velké naděje vkládáme do úspěšného uchycení cloudových řešení na trhu a počítáme s migrací rovněž u existujících klientů.“
Dále bude podle odborníků na oblast ICT v příštích letech stále stoupat zájem o horizontální integrace mezi útvary podniku, klasický document management, ale také například o nástroje pro projektové řízení vývojových projektů, kde řízení zdrojů a financí má jinou povahu. Do popředí se bude rovněž podle Martina Korejse z J.K.R. čím dál více dostávat také mobilita a snadná dostupnost informací odkudkoliv a kdykoliv.
Znatelný přínos bude mít také oblast CRM: „Představte si obchodního manažera, který pracuje v terénu a v mobilu nebo v tabletu má k dispozici všechny informace o zákazníkovi a jeho předchozích objednávkách, o jeho poptávce, informace o smlouvách, fakturách, pohledávkách. Krokem vpřed je již samotné rozšíření na cloud v oblasti ERP, přičemž bude přímo na místě v okamžiku obchodního setkání možné vytvořit objednávku nebo vystavit fakturu,“ nastiňuje pravděpodobný vývoj Martina Mošková.
Na čem se však shodují všichni dodavatelé informačních systémů, je rostoucí tlak ze strany zákazníků a čím dál větší saturace trhu.
I to je jeden z důvodů, proč se velcí globální ERP dodavatelé začínají více orientovat i na menší firmy a upravují svou cenovou politiku. I když pro dodavatele jde o nelehkou situaci, pro zákazníky je to dobrá zpráva. Třeba rok 2012 bude vlastně fajn období.
Tipy pro výběr vhodného systému:
Ujistěte se, že vybraný produkt má dlouhodobou podporu a garantovaný rozvoj; – hledejte řešení, které samo o sobě co nejvíce vyhovuje vašemu podnikovému zaměření; – ujistěte se, že nabízená funkcionalita je součástí standardního řešení od výrobce (nikoli dopracována daným implementačním partnerem); – podílejte se pevnou rukou na implementaci nového řešení – eliminujte co nejvíce změny a úpravy; – nepodléhejte tlaku jednotlivých uživatelů – řešení není primárně pro ně, ale pro zlepšení/narovnání/zjednodušení/automatizaci podnikových procesů; Důležitější než soustředit se na pořizovací náklady je zaměřit se na rizika projektu.
Článek vyšel 16.12.2012 v časopisu Finanční Management.
Tweet
