ERP systém pro finanční ředitele
Ačkoliv se dnes žádný moderní podnik bez informačního systému nedá řídit, finanční ředitel sám o sobě by se bez něj obešel – pokud by mu ovšem několik podřízených neustále připravovalo podklady pro rozhodování.
Museli by tvořit grafy, tabulky, počítat nejrůznější účetní sestavy a nedělali by nic jiného. To je v dnešní době jistě absurdní představa, ale před pár desítkami let šlo o celkem běžnou věc.
Díky informacím z ERP aplikace dnes finanční ředitel nepotřebuje tým lidí pro získávání a zpracování podstatných finančních ukazatelů. Má je totiž doslova na dosah ruky a k dispozici ihned a dokonce i v reálném čase, ať již jde o cashflow, daňové odvody, nezaplacené faktury, pohledávky, výplaty a bonusy a další. Shrneme-li to nejpodstatnější, tak ERP řešení přináší finančním manažerům informace o situaci podniku s predikcí nejbližšího období, a to s minimální pracností a v reálném čase. Podobně jako si dnes už těžko dokážeme představit, že bychom chodili po ulici a zoufale hledali telefonní budku, nedokážeme si představit ani efektivně řízenou společnost bez podnikového informačního systému ERP.
Jedním z primárních cílů finančních ředitelů je zvyšování výkonnosti společnosti, zajištění souladu s legislativou a snižování rizik. Shoda s regulatorními požadavky a vykazování informací vůči státu sice firmě žádnou konkurenční výhodu nepřinese, ale v případě neplnění ji může dosti podstatně poškodit. Zde jde tedy především o co největší efektivitu a soulad s příslušnou legislativou, což by měl zajišťovat každý solidní dodavatel ERP aplikací. Pokud vám splnění legislativních povinností zabírá neúměrně mnoho času a sil a nepracujete zrovna na státním úřadě, tak něco děláte špatně – vy nebo váš ERP dodavatel.
Jak minimalizovat rizika
Snižování rizik a předcházení potížím finančního rázu je další velkou výzvou pro každého zodpovědného finančního ředitele. Kvalitní informační systémy ERP pro tyto účely disponují celou řadou nástrojů, od tzv. dashboardů neboli manažerských souhrnů klíčových ukazatelů v přehledné formě a aktualizovaných nejlépe v reálném čase, přes komplexní přehledy s pomocí nástrojů Business Intelligence až po podrobné plánování na příští kvartál či finanční rok.
S tím, jak roste provázanost jednotlivých částí podniku a předávání informací, rostou i požadavky na ERP systémy. Zatímco ještě v 90. letech se relativně vysoké procento podniků uchylovalo k vertikálně zaměřeným ERP řešením, v posledních pěti letech od nich poměrně masově upouštějí právě proto, že nejsou schopny rozprostřít takový systém nad všechny části firmy – specificky zaměřené systémy je totiž nejsou schopny pokrýt. Posílil proto nový trend: nasazuje se komplexní ERP řešení schopné zahrnout všechny aspekty podnikání s tím, že specifické oblasti se případně řeší integrací se specializovaným softwarem.
Turbulentní doba si žádá nová řešení
Pokud má organizace uspět v dnešním vysoce konkurenčním prostředí, je z pohledu finančního ředitele klíčové zvyšování výkonnosti a efektivity všech podnikových procesů. Pro rychlé rozhodování a schvalování jsou klíčové nástroje pro správu elektronických dokumentů a řízení jejich pohybu v rámci organizace.
Obíhání papírových dokumentů se v posledních 3–5 letech stalo doslova anachronismem – pokud odhlédneme od nemalých nákladů na tisk, uchovávání, zabezpečení a skartaci, stále stojíme před klíčovým problémem, kterým je rychlá distribuce zodpovědným osobám, jejich autorizace a sdílení mezi pracovníky. ERP systémy sledující nejmodernější trendy tyto úkoly dokáží snadno vyřešit pomocí nástrojů pro správu dokumentů a workflow, jinak nezbývá než využít specializovaný systém, který však bude postrádat klíčovou vlastnost, a to kompletní integraci s informačním systémem.
Hodně se v poslední době také hovoří o možnosti využívat informační systém jako službu (SaaS), což může mít sice v počáteční fázi pozitivní vliv na náklady na pořízení ERP, ale z dlouhodobého hlediska už to tak zajímavé být nemusí. A především: firma svá data, bez kterých by nejspíše mohla „zavřít krám“, dává bezstarostně všanc. Sebelepší smlouva o pronájmu a kvalitě služeb a sebespolehlivější dodavatel vám nedají tu absolutní jistotu, jakou máte s vlastním serverem a daty umístěnými ve vlastním datovém centru. Přínosy a rizika zde nejsou v takovém poměru, aby se do SaaS vyplatilo jít – někomu a někdy možná ano, ale všem a vždy dozajista ne. Nehledě na to, že při pronájmu se hledají úspory a mění platforma ještě hůře než v „normálním“ případě.
Jako červená nit
Moderní podnik sestává z celé řady dílčích celků, jež spolu vzájemně spolupracují a vytvářejí výsledný efekt, který vede k završení celkového procesu podnikání – poskytnout výrobek či službu a za to dostat zaplaceno.
Finanční manažer zastřešuje tento celkový proces, a tudíž jeho práce prolíná napříč všemi podnikovými procesy – stanoví se plán, náklady, sledují se a vyhodnocují jednotlivé operace a zjištěná skutečnost se posléze porovnává s plánem. Zároveň se přijímají opatření, která vedou k dodržování plánovaných operací, produktivitě práce a dodržování časových harmonogramů. Dnešní ERP systémy ve svých standardech umožňují celou škálu potřebných funkcí k zajištění velmi vysoké informovanosti finančních manažerů, které vedou k tomu, že mají vysoký reálný obraz o výkonnosti podniku nejen jako celku, ale i o výkonnosti jednotlivých oddělení a úseků. Nicméně lze s velkou určitostí říci, že každý ERP systém z pohledu finančního řízení musí být přizpůsoben individuálním požadavkům a potřebám.
Přizpůsobení ERP systému může být v zásadě dvojího charakteru: – parametrické nastavení či „prvky uživatelské volnosti“ umožní realizovat přizpůsobení systémů vlastními silami; – programové zásahy od dodavatele.
První možnost je operativnější a pro uživatele ERP levnější, druhá je méně operativní a vyžaduje vyšší finanční náklady. V praxi nakonec vždy jde o využití obou možností a tudíž je potřeba, aby na rozvoj ERP systému byly v plánu vyčleněny finanční prostředky.
Dovolím si říci, že před x lety se dalo na podnikový informační systém dívat z pohledu finančního ředitele trochu více staticky – přišly doklady, ty se zaúčtovaly, proti tomu byly finanční zdroje, ty se používaly, vše se uzavíralo měsíčními a zejména ročními závěrkami. Dnes tento pohled nestačí! A celý proces má svoji každodenní dynamiku, která reaguje na akutní a aktuální potřeby, kdy se dennodenně přijímají korekce rozhodnutí, hledají se zdroje na rozvoj podnikání. Podnikové informační systémy jsou tedy „srdcem i mozkem“ toho celého systému.
Autor článku, Vladimír Králíček, je generálním ředitelem společnosti J.K.R.
Článek vyšel 16.12.2011 v časopisu Finanční management.
