BYZNYS ERP V NEZISKOVÉM A PŘÍSPĚVKOVÉM SEKTORU

BYZNYS ERP je řešením, kromě hospodářských, také pro neziskové organizace a vybrané účetní jednotky dle zákona o účetnictví, které mají specifické požadavky nejen na vedení účetnictví, ale také  obecně na evidenci jednotlivých agend v rámci jejich hlavní i hospodářské činnosti. Systém na tyto specifické požadavky reaguje počínaje prvotní evidencí, přes záznamní povinnost až po výkaznictví a napojení na účetní systém státu.

Konzultanti J.K.R. se v sektoru neziskových a příspěvkových organizací zaměřují zejména na:

• Specifika účtování včetně fondového hospodaření, které je standardní součástí BYZNYS ERP a rozšiřuje tak možnosti účtování pro vybrané účetní jednotky.
• Automatizaci kontrolních procesů a účtování, na které je ve vybraných účetních jednotkách kladen zvýšený důraz.
• Evidenci a archivaci dokumentů a záznamů, zejména s využitím podacího deníku a  centra sdílení dokumentů, kde je možno v přehledné struktuře uchovávat dokumenty i s přidělením přístupových práv na základě definované organizační struktury společnosti.
• Výkaznictví a export do účetního systému státu, které jsou základním požadavkem pro úspěšné nasazení moderního ERP systému

Pracovníci, podniková hierarchie a BYZNYS ERP

Pracovníci s rozdílnou pozicí ve firemní struktuře potřebují od ERP řešení rozdílné informace a slouží jim k rozdílným činnostem. Například management společnosti vyžaduje stručnou, ale přesnou a aktuální kumulovanou informaci o stavu firmy. Obchodní a marketingová oddělení naproti tomu využijí nástroje, které budou schopny atraktivně zpracovávat korespondenci směrem k potenciálním a stávajícím uživatelům, a následně ji evidovat v ERP systému. Mobilní pracovníci budou zase požadovat on-line aplikaci, s jejíž pomocí získají či zapíší informace do ERP aplikace během služební cesty. Na rozhraní všech rolí pak operují asistentky a sekretářky oddělení, kterým vyhovuje provázanost s kancelářskými aplikacemi, jako jsou Outlook či Word.

Pro všechny tyto role nabízí podnikové informační systémy BYZNYS ERP odpovídající komponenty, jež zamezí duplicitě zadávaných informací do systému, vyhoví podmínkám, v nichž se uživatelé právě vyskytují, a navíc zaručí regulérní procesní přístup při práci s informacemi společnosti. Je možno jej členit do řady oblastí:

• Obchodní oblast klade důraz na kalkulace, ceny, dedikovanou cenotvorbu a přístupová práva k informacím.
• CRM – řídí kontakty, záznamy, úkoly, cílem aktivity je zákazník a vyhodnocování stavu. Nástroj pro obchodní zástupce, obchodníky, obchodní ředitele, ale i všechny ostatní, kteří komunikují s klientem.
• Workflow – podporuje strukturovaný přístup k procesům společnosti, jejich podporu a controlling plnění dílčích etap. Úkolem modulu je definovat jasně stanovená pravidla a dbát na jejich dodržování.
• Projektový pohled sleduje obchodní případy z pohledu komplexnějších projektů, kdy nad standardní finanční analýzou uživatel řídí vývoj etap, porovnání s plánem a ovlivněné a rezervované kapacity.
• Document management system řeší synchronizaci a archivaci dokumentů, jejich verzování, a řídí přístup k jednotlivým dokladům na základě organizační struktury
• Just in time výstrahy zajišťují, že je na vzniklou situaci konkrétní uživatel upozorněn včas a automaticky.

Specifické funkcionality BYZNYS ERP pro příspěvkové a neziskové organizace

• Evidence podacího deníku a CSD umožňuje vést spisovou službu včetně napojení na datové schránky
• Celostátní výkazy pravidelně aktualizované s možností odeslání do informačního systému státu
• Účetní doklady je možno rozšířit o další číselníkové položky, které umožňují uspokojit rozšířené potřeby účetní evidence
• Obchodní případy a zakázkový modul umožňují sledování záznamů a financí v rámci různých dotačních a grantových programů
• Automatické definovatelné kontrolní mechanismy umožňují automatizaci rutinních kontrol dle přání zákazníka

Příklady nasazení BYZNYS ERP v oblasti neziskových a příspěvkových organizací

Česká centra je příspěvková organizace Ministerstva zahraničních věcí České republiky, koordinuje činnost českých center (ČC), jejichž posláním je vytváření příznivého a uceleného obrazu o ČR v zahraničí. Síť Českých center představuje po celém světě Českou republiku prostřednictvím kultury, vzdělávání, obchodu a cestovního ruchu. Vzhledem k velkému množství poboček  umožnili široké možnosti parametrizace systému BYZNYS ERP vést agendu  střediskově a v různých měnách se speciálními omezeními pro jednotlivé pobočky, jejichž přístup do centrální databáze je realizován pomocí  terminálového spojení.  Specialitou je pak zpracování dat na největším vzdálené centru, kterým je Český dům v Moskvě.

Český svaz ledního hokeje zajišťuje agendu všech hokejových týmů, včetně rozhodčích, od žáků přes reprezentaci po veterány našeho významného sportu. Český svaz ledního hokeje založil v roce 1996 společnost PRO HOCKEY-Cz jako servisní organizaci, která zajišťuje veškerou administrativní činnost týkající se zprostředkovatelské, organizační a reklamní činnosti v oblasti sportu. BYZNYS ERP přinesl  úsporu administrativní práce, rychlý přístup k informacím a především snížení nákladů na provoz informačního systému. Vysoká přehlednost informací evidovaných v systému, možnost snadného a rychlého vyhledávání potřebných údajů a ucelené sledování obchodních případů a zakázek umožńují sledování a vyhodnocování úspěšnosti jednotlivých akcí. Více informací naleznete zde.

Valašské muzeum v přírodě v Rožnově pod Radhoštěm se zabývá správou převážně dřevěných památek. Po celý rok v muzeu probíhají akce inspirované folklórem, lidovými zvyky a tradičními řemesly. Areál je využíván i pro další kulturní akce. V rámci BYZNYS ERP je důležitá, kromě standardní evidence, také jednoduchá příprava přehledů a výkazů o čerpáních grantů, bezproblémová komunikace s produkyt MS Office a zejména široké možnosti přizpůsobení systému požadavkům uživatelů a obchodních partnerů pomocí uživatelských fitrů, podmínek a uživatelskch sestav. Podrobnější informace získáte zde.

Další reference a případové studie podnikového informačního systémy BYZNYS ERP z oblasti neziskových a příspěvkových organizací nalezte v sekci Reference/Neziskové a příspěvkové.